หากคุณเบื่อที่จะดูนาฬิกาและคิดเกี่ยวกับงานที่คุณสามารถทำได้ในขณะที่ลูกค้าของคุณปฏิเสธคำขอ อาจถึงเวลาแล้วที่จะรีเฟรชกลยุทธ์การประชุมของคุณ คุณไม่ได้โดดเดี่ยว. ในการศึกษาของ Harvard Business Review พบว่า71 เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการในอุตสาหกรรมต่างๆ อ้างว่าการประชุมของพวกเขาไม่มีประสิทธิผลและไม่มีประสิทธิภาพการประชุมเป็นช่วงเวลาสำคัญสำหรับทีมของคุณในการทำงานร่วม
กับลูกค้า แก้ไขปัญหา และปรับวัตถุประสงค์ใหม่ อย่างไรก็ตาม
เพื่อใช้เวลาของทุกคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด คุณจะต้องวางแผนและจัดการเซสชันเหล่านี้เพื่อให้ทุกคนพร้อมที่จะพูดเฉพาะประเด็นที่กำลังเผชิญอยู่เท่านั้น
ที่เกี่ยวข้อง: ทำไม Elon Musk เกลียดการประชุม
ต่อไปนี้คือหกวิธีในการทำให้การประชุมเป็นไปตามแผน เพื่อให้คุณกลับไปทำงานต่อได้
1. กำหนดเป้าหมายของการประชุม
ลูกค้าบางรายมีแนวโน้มที่จะจัดการแบบละเอียดมากกว่ารายอื่น หากคุณคิดว่าคุณสามารถแก้ปัญหาของลูกค้าได้ด้วยการโทรศัพท์ง่ายๆ ให้ลองส่งอีเมลไปหาพวกเขาเพื่อยืนยันวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการประชุม เมื่อคุณเข้าใจสิ่งที่ลูกค้าต้องการบรรลุแล้ว คุณอาจสามารถจัดหาโซลูชันที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยกำหนดเวลาการโทรสั้น ๆ หรือเพียงแค่ติดต่อทางอีเมล
2. เตรียมและแบ่งปันวาระการประชุม
แม้ว่าบางครั้งการสละเวลาว่างเพื่อจัดการกับปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจะเป็นประโยชน์ แต่คุณควรพยายามยึดมั่นในวาระการประชุมที่เคร่งครัดพอควรในระหว่างการประชุม นอกเหนือจากการกำหนดหัวข้อทั่วไปสำหรับการประชุมแล้ว ให้เขียนชุดหัวข้อย่อยเกี่ยวกับประเด็นเฉพาะที่คุณต้องการพูดคุย และแม้แต่กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นเหล่านั้น คุณอาจสังเกตเห็นว่าผู้คนยับยั้งการตอบสนองเพื่อให้พอดีกับเวลาที่กำหนด หมายความว่าคุณเสียเวลาน้อยลง
เพียงให้แน่ใจว่าคุณส่งวาระการประชุมอย่างน้อยสองสามชั่วโมงก่อนการประชุม เพื่อให้ทุกฝ่ายมีโอกาสทบทวนและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
ที่เกี่ยวข้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะไม่เสียเวลาของทุกคนด้วยการทำ 10 สิ่งเหล่านี้
3. เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงเท่านั้น
การประชุมมักจะยืดเยื้อเพราะมีผู้คนจำนวนมากเกินไป แม้ว่าคุณจะเป็นทีมเล็กๆ ให้ลดจำนวนคนที่นั่งในนั้นให้เหลือน้อยที่สุด ไม่เพียงแต่คุณจะเสียเวลาหากพวกเขาไม่มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ แต่ยังอาจทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลงอีกด้วย ตัวอย่างเช่น การอัปเดตรายสัปดาห์สามารถเกิดขึ้นได้ระหว่างลูกค้าและผู้จัดการที่จัดการเนื้อหาของพวกเขา เป็นต้น
4. ตรงต่อเวลา
อันนี้อาจฟังดูชัดเจน แต่สามารถช่วยได้มากกว่าที่คุณคิด เสียเวลาไปมากในขณะที่ผู้คนสลับสับเปลี่ยนกันเข้าและออกจากสำนักงาน ดื่มกาแฟ เปิดคอมพิวเตอร์ หรือซ่อมแซมการเชื่อมต่อ Skype หากการประชุมอยู่ในระยะไกล หากทีมของคุณมาถึงก่อนเวลา 5 นาทีจนเป็นนิสัย คุณสามารถไปทำงานได้ทันทีที่ลูกค้ามาถึง
ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากทีมของคุณทำงานจากระยะไกล
เนื่องจากการทำงานร่วมกันในช่วงเวลาที่ต่างกันอาจส่งผลให้เกิดความสับสนและสื่อสารผิดพลาดได้
5. กำหนดการประชุมในช่วงบ่าย
หลายคนมาถึงสำนักงานพร้อมกับรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการในแต่ละวัน ดังนั้นการประชุมตอนเช้าอาจทำให้เครียดได้ อย่างที่พูดไปแล้ว พยายามหลีกเลี่ยงการนัดประชุมทันทีหลังมื้อเที่ยง เพราะนั่นอาจทำให้คุณง่วงได้ทั้งวัน
ประมาณ 3-4 โมงเย็นหรือ 10-11 โมงเช้ามักจะเป็นจุดที่ผู้คนส่วนใหญ่ต้องการเพิ่มผลผลิต หากคุณมีการประชุมหลายรายการ ให้ลองกำหนดเวลาทั้งหมดติดต่อกันเพื่อให้มีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานอย่างหนักในช่วงเวลาที่เหลือของวัน
ที่เกี่ยวข้อง: บริษัทต่างๆ ใช้บริการเว็บเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพอย่างไร
6. จดบันทึกและส่งสรุป
การร่างรายงานการประชุมอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ แต่การทบทวนประเด็นสำคัญต่างๆ หลังจากการประชุมสิ้นสุดลงก็มีประโยชน์เช่นกัน การจดบันทึกเป็นการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณมีสมาธิและสนใจในสิ่งที่พวกเขาพูด ใช้เวลาสั้นๆ ในการสะสางและสรุปบันทึกของคุณจากการประชุม แล้วส่งข้อมูลสรุปให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง พร้อมอธิบายรายการการดำเนินการอย่างชัดเจน วิธีปฏิบัตินี้ช่วยให้ลูกค้าของคุณติดตามผลได้ง่ายและรู้สึกว่าการประชุมมีประสิทธิผล
การประชุมกับลูกค้าไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น คุณต้องติดต่อกับลูกค้าของคุณเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำตามความคาดหวังของพวกเขาและเพื่อให้พวกเขาแสดงความกังวลใดๆ อย่างไรก็ตาม เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าเวลามีโครงสร้าง มีประสิทธิผล และมีการทำงานร่วมกัน เตรียมตัวล่วงหน้าเพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเซสชันของคุณ และคุณจะไม่ต้องกลัวการประชุมกับลูกค้าอีก
Credit : แนะนำ 666slotclub / hob66
